Open Day
Get-together am Open Day 19.9.19
hauser & partner

Am 19. September 2019 findet bei uns im Haus Dado der dritte hauser & partner Open Day statt! Das Motto heisst schlicht «Get-together» und hat genau das im Fokus. Sich treffen in einem ungezwungenen Rahmen. Eingeladen sind unsere Kunden wie auch unser ganzes Team. Dieses ist, wie auch in den Vorjahren, vollständig in die Vorbereitungs- und Umsetzungsarbeiten involviert. Wir wollten von der zuständigen Projektleiterin Alexandra Zumsteg wissen, wie die Umsetzung eines solchen Events über die Bühne geht, was es alles dazu braucht, einen gelungenen Anlass zu gestalten und, was sie persönlich anspornt, einen solchen Event zu organisieren.

Alex Zumsteg

Interview mit Alexandra Zumsteg, Project Manager Events

&: Alexandra, schon zum dritten Mal wird der Open Day durchgeführt. Sind solche Kundenanlässe im digitalen Zeitalter überhaupt noch gefragt?
A: In der Tat wird heutzutage viel über die digitalen Medien abgewickelt. Das erleichtert die Zusammenarbeit enorm. Es geht aber auch heute nichts über ein persönliches Treffen. Die Netzwerkpflege, das Knüpfen von neuen und das Pflegen von bestehenden Kontakten, steht im Vordergrund. Eine Unterhaltung, der Austausch von Ideen und Gedanken oder das Gespür für die unausgesprochenen Informationen kann sich nur herauskristallisieren, wenn man sich im Gespräch 1:1 erlebt. Und nicht nur das! Wir möchten unseren Kunden einen Blick hinter die Kulissen ermöglichen. So erhalten sie die Gelegenheit, sich ein Bild unseres täglichen Schaffens zu machen und zu entdecken, wo das jeweilige Endprodukt seinen Anfang nimmt. Zudem ist der Open Day immer auch ein Dankeschön an unser ganzes Team. Dieses ist natürlich mit seinen Partnern auch dazu eingeladen. Es ist für unsere Kunden und unsere Mitarbeitenden, die oft im Hintergrund tätig sind, immer eine Bereicherung, wenn sie sich alle auch einmal persönlich begegnen. 

&: Der Anlass steht unter dem Motto «Get-together», sind Kundenanlässe nicht per se dafür da? 
A: Natürlich! Wir wollten jedoch bewusst den ursprünglichen Gedanken in den Fokus rücken. Und wie gesagt, auch das Sich Kennenlernen ermöglichen. Deshalb ist das ganze Team von hauser & partner in die Organisation und Umsetzung des Anlasses involviert und am 19. September mit dabei: Von der Projektleitung, über die Kommunikation, die Kreation bis hin zur Produktion – jeder hat seine Aufgaben. Wir machen alles Inhouse und deshalb findet der Event auch im Haus Dado statt, unserem Firmensitz! Nur bezüglich Food & Beverage überlassen wir den Job den Profis. Wobei auch diese ein Teil von uns sind, denn wir arbeiten mit dem gleichen Catering zusammen, welches seit Jahren unsere Kantine führt und uns tagtäglich einen köstlichen Lunch serviert. 

&: Wie muss man sich die Koordination des Events konkret vorstellen?
A: Ich von der Projektleitung bin für die Planung und Umsetzung verantwortlich. Das heisst, ich bin für das Erreichen von Termin- und Kostenzielen innerhalb des Projekts zuständig. Um diese Ziele zu erreichen, werden alle unserer Abteilungen entsprechend eingeplant. Die Kreation sorgt für das passende Look and Feel, die Kommunikation für ein angemessenes Wording und die Produktionsplanung koordiniert die entsprechenden Mitarbeitenden für den Auf- und Abbau. 

&: Das klingt nach viel Arbeit! Wie lange ist es her, seit ihr mit dem Projekt gestartet seid?
A: Um einen solchen Anlass professionell auf die Beine stellen zu können, ist eine frühzeitige Planung unabdinglich. Die ersten Vorbereitungen, insbesondere die Wahl des Mottos und des Umfangs, wurden bereits im Frühling 2019 getroffen. Da unser ganzes Team während dieses Eventtages von den laufenden Projekten absorbiert ist, ist eine Voraus- und Detailplanung zwingend. Die Detailplanung erfolgt dann jeweils im Sommer, so dass alles möglichst ohne Hektik vorbereitet werden kann. Um den Event oder generell alle unsere Projekte erfolgreich umsetzen zu können, ist es wichtig, dass die Arbeitsabläufe optimal konzipiert werden und wir als Einheit funktionieren. 

&: Was sind generell die grössten Herausforderung bezüglich der Eventorganisation?

A: Die digitale Zeit und die konstante Erreichbarkeit bergen schon auch ihre Tücken. Der Kunde möchte das Beste, am liebsten sofort und oft auch mit reduzierten finanziellen Mitteln realisiert haben. Es ist nicht immer einfach den Kunden zu vermitteln, was es heisst, einen Event erfolgreich umzusetzen, der all diesen Parametern gerecht wird. Uns bleibt wenig Zeit für die Entwicklung der Idee und die Vorbereitungen. Wir müssen schnell denken, schnell handeln und schnell umsetzen. Dass dabei nichts vergessen geht, ist eine der grössten Herausforderungen.
 
&: Woher nimmst du die Motivation, trotz dieser Voraussetzungen einen guten Job zu machen, geht da nicht die Lust verloren?

A: Oh nein! Ich liebe es, Events zu entwickeln und umzusetzen. Es spornt mich an, die für den Kunden passende Idee zu finden und diese mit dem Team zu realisieren. Wenn das Resultat stimmt und der Auftraggeber zufrieden ist, ist das für mich das schönste Kompliment und gleichzeitig meine Motivation und die Lust auf den nächsten Event.

&: Das scheint doch einiges von dir abzuverlangen. Wie schaffst du den Ausgleich?
A: Ich bin ein offener, interessierter Mensch und liebe das Diametrale. Seriöse Arbeit gefällt mir genauso, wie verwegene Ausflüge mit meinem Motorrad. Ich mag den Kontakt mit meiner Familie und Freunden gleichermassen wie jenen mit dem Team und den Auftraggebern. Das alles ist sozusagen das Benzin, welches meinen Kreativmotor am Laufen erhält. 

&: Bald ist es soweit! Worauf freust du dich als Projektleiterin am meisten? 
A: Nebst einem reibungslosen Ablauf des Abends freue ich mich natürlich auf den Event als solchen – eine ausgelassene Stimmung, spannende Gespräche, viele Gäste, kühle Drinks und gute Musik!